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Dokumentenmanagement

Was ist ein Dokumentenmanagement?

Täglich bricht eine Datenflut in Form von Briefen, Faxen und E-Mails über Unternehmen herein. Die Ablage erfolgt in Ordnern, Datenbanken oder auf der eigenen Festplatte. Das Problem: Häufig findet man sich nicht mehr zurecht. Es zeigt sich, dass die Relevanz der elektronischen Verwaltung von Dokumenten immer größer wird.    

Was versteht man unter Dokumentenmanagement?

Unter einem klassischen Dokumentenmanagement versteht man die Ablage von Dokumenten jeglicher Art – seien sie in Form von Papier, Akten, Archiven oder als elektronische Objekte wie z.B. Dateien, Verzeichnisse oder zusammengesetzte Objektstrukturen.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist das Dokumentenmanagement am PC mittels einer Software. Hier werden alle Dokumente eines Unternehmens (papiergebundene als auch elektronische) manuell oder automatisch erfasst, indiziert und revisionssicher auf einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv abgelegt.  

Warum ist ein Dokumentenmanagement notwendig?

Da die Ablage der Dokumente in Papier- und elektronischer Form unterschiedlich
erfolgt, hat man im Normalfall nie alle Informationen auf einmal, wenn man sie braucht. Es ist immer wieder notwendig, in verschiedenen Ablagesystemen zu recherchieren.

Das Verwalten der Informationen im Unternehmen wird immer aufwendiger und verursacht immer höhere Kosten.

Weitere Nachteile des klassischen Dokumentenhandlings sind:

  • hoher Zeitaufwand bei der Suche nach Dokumenten
    (Folge: schlechter Kundenservice)

  • die Dokumentenablage fordert Raum an den einzelnen Arbeitsplätzen

  • teils erhebliche Schäden durch falsch behandelte oder verloren gegangene  Schriftstücke

  • Personalkosten, Raum- und materielle Ressourcen durch Doppelablage

  • aufwendige Verwaltung, Ablage, Datenübermittlung und Korrespondenz. 

Durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems werden nicht nur die laufenden Kosten im Unternehmen gesenkt, sondern auch die Produktivität und die Arbeitsqualität verbessert.

Ihr Nutzen

  • Zentrale Datenhaltung – Globale Verfügbarkeit
  • Wegfall von heraussuchen, kopieren und weiterleiten von Belegen
  • Kein langes Suchen nach falsch oder gar nicht abgelegten Dokumenten
  • Rascher Überblick: Recherche von Belegen innerhalb von Sekunden nach verschiedensten Kriterien (Dokumente sind vielfältiger katalogisierbar)
  • Erhöhung der Effizienz
  • Archivfläche, Ordner, Schnellhefter und andere Aufbewahrungsmittel werden eingespart
  • Gleichzeitiger Zugriff von mehreren Personen
  • Dokumente können durch zusätzliche Informationen (Text, Multimedia) angereichert werden
  • Betriebswirtschaftlicher Nutzen steigt durch Kostenreduzierung, optimale Raumausnutzung und durch einen verbesserten Personaleinsatz

Steuerliche und rechtliche Aspekte

Aufbewahrungs- und Nachweispflicht

  • Steuerrecht § 147Abs. 1 Nr.2 und 3 AO
  • Handelsrecht § 239 Abs. 4 HGB
  • Zivilrecht § 416 ZPO

Datenschutzrecht (BDSG)

§ Urheberrecht (§53 Abs.2 UrhG)