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Existenzgründer und die Buchführung

  • von Rainer Trautz
  • 14 Apr., 2019

Sind Existenzgründer von Anfang an buchführungspflichtig?

Bin ich als Existenzgründer von Anfang an buchführungspflichtig?

Die korrekte Antwort lautet: „Das kommt darauf an“.

Gemäß Abgabenordnung sind grundsätzlich

  1. alle Gewerbetreibenden,
  2. Personengesellschaften (OHG, KG),
  3. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) und
  4. Personengesellschaften und Einzelunternehmer, die sich ins Handelsregister eintragen lassen

buchführungs- und bilanzierungspflichtig (AO §§ 140 ff).

Von der Buchführungspflicht befreit sind

  1. Freiberufler,
  2. Kleingewerbetreibende (Gewerbetreibende mit weniger als 600.000 EUR Umsatz oder weniger als 60.000 EUR Gewerbegewinn pro Jahr) und
  3. Land- und Forstwirte, die nicht als Kaufleute gelten.

Die Befreiung von der Buchführungspflicht heisst allerdings nicht, dass ich als Existenzgründer gar nichts aufzeichnen muss.

Alle nicht buchführungspflichtigen Gründer haben Aufzeichnungen zu führen und zum Jahresende ihr Ergebnis über die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) in der Einkommenssteuer anzugeben.

Zu den notwendigen Aufzeichnungen gehören unter anderem:

  • die Aufzeichnung von Wareneingängen (Tag des Eingangs, Datum der Rechnung, Lieferer, Bezeichnung der Ware, Preis und Hinweis auf die Belege)
  • die Aufzeichnung von Warenausgängen (Rechnung oder Bar, alle Daten des Wareneingangs)
  • Kassenbelege, Bankbelege, Lohnbelege, Rechnungen.

Informationen zu regelmäßigen Anmeldungen und Vorlagen für Rechnungs- und andere Bücher finden Sie in Kürze in einem separaten Text.

Bedenken Sie bitte: Auch wenn anfangs möglicherweise keine Pflicht zur Buchführung besteht, kann es wichtig sein, trotzdem schon von Anfang an vollständige Bücher zu führen, um später für Auswertungen ausreichend historische Werte zur Verfügung zu haben.

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Praxistipp:

Eine der einfachsten Methoden, eine Buchführung zu organisieren, ist die

„Offene-Posten-Buchhaltung“.

Wir benötigen dazu 6 Ordner. Außerdem ist jede erhaltene Rechnung 1x zu kopieren, von jeder geschriebenen Rechnung werden 2 Kopien benötigt.


Ordner  Titel              Inhalt

      1                 geschriebene Rechnungen        In diesen Ordner kommt eine Kopie jeder geschriebenen Rechnung in
                          - vollständig -                                   chronologischer Reihenfolge, also einfach hintereinander

       2               geschriebene Rechnungen         Eine Kopie jeder geschriebenen Rechnung wird hier nach Datum                                                 - noch nicht bezahlt -         abgelegt, sofern dieser nicht sofort in bar bezahlt wird.

       3 erhaltene Rechnungen      Jede erhaltene Rechnung wird hier abgeheftet, nach Datum.
                        - vollständig -

       4              erhaltene Rechnungen       Eine Kopie jeder erhaltenen Rechnung, die nicht sofort bezahlt wird.
                        - noch nicht bezahlt - 

        5             Bankbuch           Jeder Kontoauszug wird hier abgelegt. Sind Kundenrechnungen bezahlt,
                      so wird die entsprechende Rechnung aus dem Ordner 2 ausgeheftet und
                      an den Kontoauszug gelegt.
                      Haben wir Rechnungen bezahlt, so können die aus dem Ordner 4 
                      herausgenommen und an den Kontoauszug geheftet werden.

        6 Kassenbuch           Ähnlich wie beim Bankbuch wird im Kassenbuch jeder Zahlungs-
- falls nicht verzichtbar -    vorgang, also jede Quittung, eingetragen. Bezahlte Kundenrechnungen
                   können aus dem Ordner 2, bezahlte Lieferantenrechnungen aus dem
                   Ordner 4 herausgenommen und direkt in das Kassenbuch eingelegt
                   werden.

Sollten wir Kundenrechnungen anmahnen wollen, so ist das sehr einfach: Wir nehmen einfach aus dem 2. Ordner (geschriebene Rechnungen, noch nicht bezahlt) die älteren Rechnungen heraus, drücken auf jede einen Stempel „ZAHLUNGSERINNERUNG“, kopieren diese Rechnungen einmal und verschicken sie dann an die Kunden. Die Kopien kommen im 2. Ordner jetzt als aktuell wieder hinein.
Werden Rechnungen aus dem 2. Ordner oder dem 4. Ordner nicht sofort vollständig, sondern nur anteilig beglichen, so bleiben die Rechnungen in den beiden Ordnern bestehen. Aus der jeweiligen Rechnung wird die Zahlung notiert und genauso gibt es einen kurzen Hinweis im Bank- oder Kassenbuch.

Wurde an eine Rechnung schon einmal erinnert, ohne dass das Geld kam, kann jetzt zusätzlich ein „1. MAHNUNG“, später auch ein „2. MAHNUNG“ angebracht werden. Eine Kopie verbleibt jeweils im Ordner, eine wird versendet. Sollen Verzugszinsen oder Verzugskosten berechnet werden, so empfiehlt sich auch hierfür ein einfacher Stempel, in den wir einfach den Betrag mit dem Hinweis eintragen: „zusätzlich zu zahlen“.

Das ist einfach, spart umständliche Mahnlisten, es kann eigentlich keine Forderung übersehen werden, und das Ganze ist ohne großen Aufwand zu erledigen.

Am einfachsten erkennen wir gute Zahlungsweisen dann anhand möglichst leerer Ordner 2 und 4.

von Rainer Trautz 27 Apr., 2019

Die Idee ist gefunden. Sie

  • kann meinen künftigen Kunden einen möglichst hochwertigen Nutzen bieten,
  • wird nur von wenigen Mitbewerbern angeboten und
  • bietet einen hohen Spannungsbogen zwischen Angebot und Nachfrage.

Wichtig wäre, dass in meiner Idee etwas steckt, das neu  ist und von den Mitbewerbern so noch nicht angeboten wird. Das wird zugegebenermaßen immer schwieriger, es kann aber auch schon reichen, bekannte  Abläufe oder bestehende  Leistungen anders  zu denken.

Ein Beispiel:

Sie möchten in einem Ladengeschäft einen Bügelservice eröffnen. Zusätzlich werden Sie Ihren Kunden anbieten, an zwei Nachmittagen/Abenden pro Woche die frisch gebügelte Wäsche ordentlich gefaltet und in Folie versehen (Schrank fertig) ins Haus zu liefern. Diesen Service bietet bisher keiner der Wettbewerber.

Fragen wir uns also konkret:

  1. Welchen Nutzen haben meine künftigen Kunden von meiner Leistung?
    Sind meine Kunden bereit, dafür Geld zu bezahlen?

    Als meine Kunden habe ich die Business-Frauen und –Männer in der City unserer mittelgroßen Stadt        ausgemacht. Der Anteil an Single-Haushalten ist dabei sehr groß. Die brauchen viel Gebügeltes, haben aber nur wenig Zeit. In der City gibt es wenige Parkmöglichkeiten und die Kunden schaffen es selten bis zum Ladenschluss.

    Für den Service des Lieferns (und damit verbunden auch der Abholung) sind diese Kunden bereit, zu zahlen.

  2.  Unterscheiden sich meine Leistungen von denen der Mitbewerber?

    Die Mitbewerber arbeiten mit stationären Anliefer- und Abholstationen. Es fehlt die Flexibilität der Belieferung direkt im Haus. Damit lässt sich Geld verdienen.

  3. Ist die Nachfrage besonders groß und das Angebot klein bis gar nicht vorhanden?

    Genau so ist es. Die Nachfrage ist hoch, adäquate Angebote gibt es nicht.

Bevor nun die Planung fortgesetzt wird, sollten wir prüfen, ob die Geschäftsidee für mich gut geeignet ist.

„Passt eine Idee zu mir?

  1.       Was kann ich besonders gut?
  2.       Was davon kann ich besser als andere?
  3.       Wer braucht das, was ich anbiete?
  4.       Wie finde ich diejenigen, die das brauchen?
  5.       Wie kann ich gut leben (mich belohnen) von dem, was ich verkaufe?

Wenn aus den Antworten kein klares geistiges Bild entsteht, macht es keinen Sinn, eine Unternehmung zu beginnen!“

(aus dem Basisseminar 2: Geschäftsidee des Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg 2010 – Hans-Jürgen Buschmann):

Bis hierher sieht alles gut aus:

  • Die Gründungsidee ist gefunden!
  • Sie erfüllt die Anforderungen an eine Geschäftsidee!
  • Die Geschäftsidee passt zu mir!

Bevor Sie damit beginnen, die Geschäftsidee weiter auszuarbeiten, sollten Sie Ihre Idee jetzt durch eine eigene Umfrage prüfen.

Dazu sprechen Sie Ihre zukünftigen (potenziellen) KundenInnen direkt dort an, wo Sie sie finden, und stellen Sie ihnen ein paar Fragen (nicht mehr als fünf, schließlich wollen Sie niemanden verärgern).

Stellen Sie am Anfang eines Blattes Ihre Idee in höchstens drei kurzen Sätzen vor (das lässt sich dann im Gespräch in weniger als einer halben Minute erklären).

Fragen Sie danach, ob Ihr Gegenüber Ihre Leistung gebrauchen kann (hier kann ein „Ja“, „Nein“, „Vielleicht“ angekreuzt werden).

Fragen Sie danach, ob der Kunde den geplanten Preis bezahlen würde („Ja“, „Nein“, „Vielleicht“).

In einer weiteren Frage sollten Sie herausfinden, ob die Kunden bereits ähnliche Leistungen kaufen.

Wenn Sie etwa 100 potenzielle Kunden befragen, sollte mindestens die Hälfte positiv reagieren. Andernfalls sollten Sie prüfen, was Sie verändern müssten, damit die Ergebnisse sich verbessern.

Wenn die Umfrageergebnisse zu Ihrer Zufriedenheit ausfallen, ist es Zeit, mit der Erstellung des Businessplans zu beginnen.

Dabei strukturieren Sie die Idee, beschreiben sie konkret, klären alle weiteren Fragen zu Leistung, Standort, Markt, Kalkulation, Kunden, Lieferanten, Abläufen, Chancen und Risiken.

von Rainer Trautz 27 Apr., 2019

Oft sind es berufliche Dinge. Oder es hat mit dem Hobby zu tun. Es kann auch etwas sein, das eigentlich außerhalb der bisherigen eigenen Erfahrungen liegt.

Es ist eben eine Idee!

Die Idee ist möglicherweise verrückt, emotional, sachlich, neu, alt, …

Der Grundgedanke: Das muss ich doch vermarkten können, damit muss ich doch etwas anfangen können.

Und damit ist schon der nächste Schritt erfasst:

Aus der Idee könnte eine Geschäftsidee werden. Doch was macht eine Idee zu einer Geschäftsidee? Wie erkenne ich, ob meine Idee ‚trägt‘? Könnte ich von meiner Idee leben, könnte ich sie als Unternehmen nutzen?

Und wenn sich herausstellt, dass meine Geschäftsidee tatsächlich finanziell interessant sein könnte, welche Überlegungen sind dann weiter notwendig?

Doch zuerst einmal: Wie erkenne ich eine Geschäftsidee?

Eine gute Geschäftsidee muss

  1. zukünftigen Kunden einen möglichst hochwertigen Nutzen bieten,
  2. möglichst nur von wenigen oder keinem Mitbewerber geboten werden und
  3. einen möglichst hohen Spannungsbogen zwischen Nachfrage und Angebot haben.

(frei nach Businessplanwettbewerb Berlin-Brandenburg)

Wenn es also so ist, dass meine Idee noch von niemandem genutzt wird oder eher selten ist; wenn meine Idee dann auch noch anderen wirklich einen guten Nutzen bieten kann; und wenn ich eine recht hohe Nachfrage bei einem noch nicht sehr hohen Angebot erkenne; dann sollte ich mich näher mit der Idee beschäftigen.


von Rainer Trautz 14 Apr., 2019
Ist Gründen im Nebenerwerb möglich und sinnvoll?
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